Dabei ist es unerheblich, aus welchem Grund neue Räumlichkeiten benötigt werden, dennoch ist es unabdingbar bei der Suche nach neuen Räumen die jeweiligen Bedürfnisse zu berücksichtigen. Vorher müssen hierzu die entscheidenden Kernwerte des Unternehmens/der Firma identifiziert werden, um eine optimale Bürofläche zu finden. Grundlegende Fragen sind zu beantworten, beispielhaft ob die Lage des Unternehmens/der Firma einen auschlaggebenden Punkt darstellt, ob Kundenverkehr besteht etc. Bei Unternehmen/Firmen mit vielen Mitarbeitern und/oder regelmäßigem Kundenverkehr sollte auf die umgebende Infrastruktur, den öffentlichen Nahverkehr und die Anbindung geachtet werden. Je nach Branche, Geschäftszweck und Zielgruppe Ihres Unternehmens/der Firma sollte zudem abgewogen werden, ob sich eine zentralere, allerdings meist teurere Lage, rentieren könnte – hier spielen Außenwirkung und Image des Unternehmens/der Firma eine nicht unwesentliche Rolle. Beachtet werden sollte auch, dass die Gewerbesteuersätze von Stadt zu Stadt und Bundesland zu Bundesland unterschiedlich bemessen werden. Ebenso differieren möglicherweise die vorhandene Infrastruktur wie Breitbandanschlüsse oder Glasfasernetze.
Büroflächen lassen sich im Allgemeinen auf drei Flächenstrukturen zurückführen: Ein-, Zwei- und Dreibund. Arbeitsflächen, die an einen Flur angeschlossen sind, werden als der sogenannte „Bund“ bezeichnet.
Er stellt die simpelste Struktur einer Bürofläche dar; zwischen den Außenwänden ist Platz für eine individuelle Bürostruktur und einen verbindenden Flur.
Er ist gegenüber der Einbundfläche die effizientere Raumausnutzung mit Mittelflur; von beiden Seiten wird ein Flur mit Büroflächen eingefasst. Da so in der Regel kein Tageslicht in den Flur gelangt, ist hier auf eine ausreichende Beleuchtung zu achten.
Er hat eine Erweiterung um eine Mittelzone für Serviceflächen und einen zweiten Flur. Die Serviceflächen können zum Beispiel für Konferenzräume, IT, Archiv, Lager, Küche o.Ä. genutzt werden.
Sind diese Aspekte bedacht, sollten die verschiedenen Büroflächenarten und Aufteilungen in Betracht gezogen und verglichen werden, jeweilige Vor- und Nachteile sollten in Bezug auf die Bedürfnisse des Unternehmens/der Firma abgewogen werden. Unterschieden wird bei Bürotypen zwischen Zeilen- und Eckbüro, Kamm- und Blockobjekt, Punkthaus und Campus mit mehreren Objekten auf einem Grundstück sowie einige Sonderformen.
Da regelmäßige Ruhepausen der Mitarbeiter für ein effizientes Team essentiell sind, sollte auf das Vorhandensein und die Ausstattung von Ruhe- und Aufenthaltsräumen geachtet werden, um Pausen so erholsam wie möglich zu gestalten. Dies fördert nicht nur die bereits erwähnte Effizienz,sondern auch das soziale Miteinander und den Teamgeist sowie eine Identifizierung mit dem Unternehmen/der Firma, was wiederum das Erfolgspotenzial steigert.
Weitere Bereiche, auf die Wert gelegt werden sollte, sind sowohl Konferenzräume, mit entsprechender IT-Ausstattung, als auch Empfangs- und Wartebereiche für firmeninterne Meetings und Kunden von außerhalb.
Zu beachten ist bei jeder angestrebten Nutzung der Flächen die sogenannte Nutzungserlaubnis, so haben bestimmte Unternehmensarten, bestimmte Auflagen vor der Nutzung zu erfüllen (z.B. ein Abzugssystem bei Laboren). Durch spezielle Anforderungen scheiden einige Gewerbe- und Büroflächen für einige Arten von Unternehmen/Firmen von vorneherein aus. Eine Änderung oder Anpassung der Auflagen der Nutzungserlaubnis ist grundsätzlich möglich, muss aber vorher auf ihre Machbarkeit und Umsetzbarkeit geprüft werden, was in der Regel viel Zeit beansprucht.
Sind alle Fragen zu den Ansprüchen, die die neuen Räumlichkeiten erfüllen müssen, geklärt, müssen firmeninterne Anforderungen und bevorzugte Arbeitsweisen bedacht werden. So steht nun die Frage nach den angestrebten Bürotypen im Vordergrund. Dabei stehen Zellen- oder Gruppenbüros sowie Kombi- oder open-space-Büros zur Auswahl. Alle Typen werden im Folgenden kurz beschrieben.
Bei Zellenbüros handelt es sich, wie der Name schon vermuten lässt, um eine Aneinanderreihung von Büros, von Ein- bis Dreiraumbüros. Die Nutzung der Fläche ist vergleichsweise ineffizient, allerdings fördern diese Bürotypen ein konzentriertes Arbeiten, da Unterbrechungen verhältnismäßig gering ausfallen und der Lärmpegel vergleichsweise niedrig ist.
Dabei beläuft sich der Platzbedarf pro Mitarbeiter auf ca. 18–30 m².
Durch flexible Stellwände o.ä. werden in einem Gruppenbüro kleine unabhängige Flächen geschaffen, die dennoch eine zusammengehörige Einheit bilden. Dieses Bürokonzept zeichnet sich durch eine hohe Flächeneffizienz aus, kann aber mitunter hinderlich sein für ein konzentriertes Arbeiten, da die Geräuschkulisse wesentlich höher ist, als in Einzelbüros. Der Austausch zwischen unterschiedlichen Teams ist eher zweitrangig. Auf die Mitarbeiter eines Teams bezogen, wird allerdings die Teamfähigkeit gefördert, ein kommunikativer Austausch erleichtert und Ideen und Arbeitsweisen, so schneller vermittelt bzw. kommuniziert. Feste Teams und Gruppenarbeit wird gefördert, ebenso das Zusammengehörigkeitsgefühl.
Dabei beläuft sich der Platzbedarf pro Mitarbeiter auf ca. 15–23 m².
Sogenannte Kombibüros, sind eine Mischung aus dem open-office-Konzept und Zellenbüros. Der Geräuschpegel ist aufgrund der großen Anzahl der Mitarbeiter dennoch vorhanden, dennoch können individuelle Bedürfnisse, wie z.B. häufiges Telefonieren berücksichtigt werden, indem hierfür die Zellenbüros genutzt werden. So wird für eine geringere Geräuschkulisse gesorgt, die ein konzentriertes Arbeiten und gleichzeitig den steten Austausch zwischen den Mitarbeitern ermöglicht.
Dabei beläuft sich der Platzbedarf pro Mitarbeiter beläuft sich auf ca. 18–30 m².
Immer beliebter sind open-space-Büros. Hier arbeiten alle Mitarbeiter in einem Großraumbüro zusammen. Dieses Konzept bietet eine hohe Flächeneffizienz. Durch die vielen Mitarbeiter auf engen Raum ergeben sich aber auch Probleme; ein effizientes konzentriertes Arbeiten ist schwierig, durch Telefonate fühlen sich Mitarbeiter meistens gestört. Hier ist darauf zu achten, dass Maßnahmen zur Verbesserung der Akustik getroffen werden. Dem gegenüber steht jedoch die Möglichkeit des maximalen kommunikativen Austauschs, auch interdisziplinär - also zwischen verschiedenen Teams, mit verschiedenen Aufgaben und Ausrichtungen.
Der Platzbedarf ist verhältnismäßig gering und beläuft sich pro Mitarbeiter auf ca. 18–30 m².
